Offre d'emploi : Adjoint.e à l'administration

Publié le 2021-07-12

Description

Sous l’autorité de l’adjointe de direction, le titulaire du poste assure la communication entre l'organisation et le public, et l’efficacité du fonctionnement administratif de l’organisation. Il travaille étroitement avec l’adjointe de direction, ainsi qu’en soutien à la responsable des communications et aux directions adjointes des différents secteurs.

Principales responsabilités

▪ Accueille les visiteurs, détermine le but de leur visite et les dirige vers l'endroit approprié
▪ Transmet les appels téléphoniques et les messages aux destinataires
▪ Répond aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique
▪ Traite le courrier postal et électronique et les autres documents reçus, et coordonne la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
▪ Gère le classement et l’archivage des documents de l’organisation
▪ Tient à jour les différentes bases de données
▪ Commande les fournitures de bureau, en tient l'inventaire et assure le bon fonctionnement des équipements

▪ Supporte les directions adjointes dans leurs tâches cléricales
o Transcrit, corrige et effectue la mise en page de documents
o Organise et participe à diverses réunions de comités et rédige les procès-verbaux
o Collabore à l’organisation de réunions, colloques, congrès et autres évènements
o Gère les réservations (salles, traiteurs, équipements, etc.)
o Exécute des recherches, compile et prépare des données selon des demandes spécifiques

▪ Soutien la responsable des communications dans ses activités courantes
o rédaction de contenu (communiqué de presse, infolettre, site internet, réseaux sociaux)
o mise en page créative (utilisation de logiciels tels que Canva)
o mise à jour du site internet
o publications sur les réseaux sociaux

▪ Réalise toute autre tâche connexe

Qualifications requises

▪ DEC en techniques de bureautique et 3 ans d’expérience pertinente ou DEP en secrétariat et 5 ans d’expérience pertinente
▪ Expérience en communication est un atout
▪ Connaissances informatiques de la Suite Office
▪ Excellente maîtrise du français parlé et écrit

Compétences et aptitudes requises

▪ Autonomie
▪ Courtoisie
▪ Discrétion
▪ Polyvalence
▪ Respect de la confidentialité
▪ Rigueur
▪ Sens de l’initiative
▪ Sens de l’organisation
▪ Sens des responsabilités
▪ Souci de la satisfaction de la clientèle
▪ Souci du détail

Conditions d’emploi

● Nombre d'heures par semaine : 28 à 35
● Statut d'emploi : Temporaire, remplacement d'un an (jusqu'au 25 août 2023)
● Lieu de travail : Rimouski
● Salaire : 24,11$ et 28.82$ et assurances collectives

Faites parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation expliquant votre intérêt pour le poste, par courriel, à l’adresse suivante secretariat@crdbsl.org, et ce, avant le 28 août 2022 à 16 h.

Prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidates et les candidats qui auront été sélectionnés pour une entrevue.