OFFRE D'EMPLOI - Adjoint·e à l'administrationPublié le 10 novembre 2023
Description
En étroite collaboration avec l’équipe administrative et de direction, le titulaire du poste assure la communication entre l'organisation et le public ainsi que l’efficacité du fonctionnement administratif de l’organisation.
Principales responsabilités
▪ Accueille les visiteurs, détermine le but de leur visite et les dirige vers l'endroit approprié
▪ Transmet les appels téléphoniques et les messages aux destinataires
▪ Répond aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courrier électronique
▪ Traite le courrier postal et électronique et les autres documents reçus, et coordonne la circulation des renseignements à l'interne et avec d'autres services et organismes
▪ Gère le classement et l’archivage des documents de l’organisation
▪ Tient à jour les différentes bases de données
▪ Commande les fournitures de bureau, en tient l'inventaire et assure le bon fonctionnement des équipements
▪ Gestion de base du système téléphonique (postes, boîtes vocales et messages d’accueil) ;
▪ Former au besoin les employés de l’organisation en ce qui a trait à l'utilisation du système téléphonique, des imprimantes et du photocopieur ;
▪ Supporte les directions adjointes dans leurs tâches cléricales
o Transcrit, corrige et effectue la mise en page de documents
o Organise et participe à diverses réunions de comités et rédige les procès-verbaux
o Collabore à l’organisation de réunions, colloques, congrès et autres évènements
o Gère les réservations (salles, traiteurs, équipements, etc.)
o Exécute des recherches, compile et prépare des données selon des demandes spécifiques
▪ Soutien la responsable des communications dans ses activités courantes
o rédaction de contenu et publications (réseaux sociaux)
o mise en page créative (utilisation de logiciels tels que Canva)
o mise à jour de base du site internet
▪ Réalise toute autre tâche connexe
Qualifications requises
▪ DEC en techniques de bureautique ou DEP en secrétariat et 2 à 3 ans d’expérience pertinente
▪ Expérience en communication est un atout
▪ Connaissances informatiques de la Suite Office et de l’environnement Google
▪ Excellente maîtrise du français parlé et écrit
Compétences et aptitudes requises
▪ Autonomie
▪ Courtoisie
▪ Discrétion
▪ Polyvalence
▪ Respect de la confidentialité
▪ Rigueur
▪ Sens de l’initiative
▪ Sens de l’organisation
▪ Sens des responsabilités
▪ Souci de la satisfaction de la clientèle
▪ Souci du détail
Conditions d’emploi
● Nombre d'heures par semaine : 28
● Statut d'emploi : Temporaire, contrat d’un an
● Lieu de travail : Rimouski
● Salaire : Entre 25,44 $ et 30,40 $ de l’heure selon formation et expérience
● Assurances collectives
Faites parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation expliquant votre intérêt pour le poste, par courriel, à l’adresse suivante : lbeaupre@crdbsl.org
Prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidates et les candidats qui auront été sélectionnés pour une entrevue.